Multitask là một kỹ năng mềm quan trọng giúp bạn có thể tận dụng tối đa thời gian của mình. Tiếc thay, bạn có thể sẽ phải chịu những ảnh hưởng nặng nề khi “ôm đồm” quá nhiều việc cùng lúc nếu áp dụng multitask sai cách. Vậy làm thế nào để làm việc đa nhiệm hiệu quả mà vẫn không bị “hành”? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này nhé!

  • Lập kế hoạch và ưu tiên các đầu việc

Trước khi thực hiện, hãy dành thời gian để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và lập kế hoạch phù hợp. Bạn nên biết việc nào nên được bắt đầu trước cũng như biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả.

How To Write A To Do List That You'll Actually Stick To

  • Giới hạn công việc cần làm 

Tùy vào khối lượng và độ nặng của công việc mà bạn nên giới hạn số lượng các tác vụ cần giải quyết trong một ngày. Trên thực tế, 98% mọi người làm việc đa nhiệm đều mang lại kết quả tiêu cực. Vậy nên, hạn chế các đầu việc cần làm cũng là một cách để giảm thiểu tình trạng phải làm 2-3 việc cùng một lúc hay làm hối hả để chạy kịp deadline. 

Kanban - Lean Tool for Improvement of Process Effectiveness and Efficiency - API FIRST

  • Đặt cho mình mục tiêu để phấn đấu 

Bạn đã bao giờ nghe về Gungho chưa? Đây là một triết lý bao gồm 3 bài học của người da đỏ. Ở bài học thứ nhất, câu chuyện về những chú sóc cho thấy lợi ích của việc thiết lập mục tiêu. Bởi vì chúng nhận thức được rằng mình sẽ có một mùa đông no đủ nếu chịu khó tích trữ đủ lượng thức ăn, nên mới cổ vũ nhau phối hợp nhịp nhàng trong quá trình thu lượm các hạt sồi. Nếu bạn cũng có một mục tiêu cụ thể để phấn đấu, sẽ rất nhanh chóng để bạn có thể hoàn thành tiến độ mà mình đề ra hay vì “lạc trôi” trong mớ công việc mà không biết để vì điều gì.

12,321 Happy Squirrel Stock Photos, Pictures & Royalty-Free Images - iStock

  • Cho bản thân thời gian đủ để hoàn thành việc

Ước lượng thời gian cho từng đầu việc cũng là một kỹ năng cần thiết. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được việc “chạy đua nước rút” vào phút cuối để hoàn thành nhiệm vụ của mình điều mà thường dẫn đến chất lượng công việc kém. Nếu không thể căn chỉnh thời gian cụ thể, bạn có thể chia công việc thành các nhóm buổi sáng, buổi chiều và buổi tối.

Simply 805: Three Important Criteria for Managing Time - The Santa Barbara Independent

  • Cho phép bản thân nghỉ ngơi đủ và kiểm soát chế độ ăn 

Hãy nhớ rằng, multitask không có nghĩa là luôn bận rộn. Nếu bạn đã lên kế hoạch cho lịch trình của mình một cách hiệu quả, hãy dành thời gian để nghỉ ngơi và chăm sóc cho các mối quan hệ xung quanh. Đồng thời, điều chỉnh chế độ ăn để phù hợp với tính chất của multitask cũng là một điều cần thiết. Hãy hạn chế thức ăn có nhiều đường vì dễ gây buồn ngủ và bổ sung vitamin D để cơ thể luôn tỉnh táo.

10 Ways for Caregivers to Take a Quick Break – DailyCaring

Các ứng dụng “cứu cánh” bạn khi làm việc đa nhiệm

Ngoài những lưu ý trên, bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ của công nghệ để có thể “chinh chiến” cùng multitask. 3 ứng dụng dưới đây sẽ giúp bạn “nằm lòng” 3 kỹ năng mà một người làm đa nhiệm cần có: tập trung, sắp xếp dữ liệu và lập kế hoạch hợp lý.

  • Flora – Green Focus – rèn luyện khả năng tập trung

Flora – Green Focus sẽ là “vị cứu tinh” cho những bạn thường xuyên xao nhãng. Tương tự như những ứng dụng “trồng cây, làm việc” khác, bạn chỉ cần bấm nút trồng cây và trong thời gian đó, bạn đặt điện thoại sang một bên và tập trung vào công việc. Nếu bạn “tăm tia” chiếc điện thoại trong thời gian này, quá trình trồng cây của bạn sẽ thất bại. Ai lại nỡ phá huỷ chiếc cây đang phát triển đúng không nào?

Flora - Green Focus by AppFinca Inc.

  • Notion – hỗ trợ lưu trữ file theo ngày

Đây đích thị là một ứng dụng tuyệt vời cho những ai đang “rối não” với việc quản lý dữ liệu khi hỗ trợ sắp xếp file theo ngày để tiện cho quá trình theo dõi. Bên cạnh đó, Notion đi theo hướng cho người dùng xếp page nhỏ nằm trong page lớn, tương tự như sắp xếp các folder trong máy tính. Việc lưu trữ theo nhóm như thế này khiến mọi thứ trở nên dễ dàng tìm kiếm và truy cập hơn rất nhiều.

Ứng Dụng Notion Là Gì? Tại Sao Bạn Nên Dùng Notion Ngay Hôm Nay?

  • Wunderlist – thiết lập to-do-list 

Wunderlist là phần mềm hỗ trợ tạo lập to-do-list rất được “trọng dụng” bởi giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tích hợp nhiều chức năng giúp bạn quản lý tối ưu các công việc, sự kiện cần phải làm. Cùng “nghía” qua một vài chức năng chức năng của Wunderlist nhé:

  • Tạo một việc cần làm mới
  • Đánh dấu hoàn tất khi đã xong tác vụ nào đó
  • Xóa một tác vụ khi không cần nữa
  • Hẹn giờ nhắc nhở cho từng tác vụ
  • Có hiển thị thông báo khi đến giờ nhắc nhở
  • Phân loại việc cần làm (việc nhà, cơ quan, đi chơi,…Microsoft mua lại ứng dụng nhắc nhở nổi tiếng Wunderlist

Qua bài viết này, hi vọng bạn đã tìm ra hướng đi hiệu quả để xây dựng kế hoạch “kết bạn” cùng multitask mà không lo bị “xoay” như chong chóng nữa nhé!

en_USLANG-EN
viLANG-VN en_USLANG-EN